Eine gute Spedition erkennt man unter anderem daran, dass sie schnell ist – und zwar nicht nur auf der Straße. Wie papierlose Prozesse vom digitalen Ablieferbeleg bis zur PDF-Rechnung auch die Buchhaltung beschleunigen können, stellen wir am Beispiel ULEX vor.

Anfang 2019 haben wir unsere internen Prozesse so weit optimiert, dass der quittierte Frachtbrief bereits am Tag der Warenzustellung digital vorliegt. Dazu haben wir unsere Fahrer mit Dokumentenscanner-Apps ausgestattet, mit denen sie seitdem jeden Ablieferbeleg vor Ort in hervorragender Qualität erfassen und unseren Kolleginnen in der Buchhaltung schicken. Dadurch können Transportaufträge im Anschluss an die ordnungsgemäße Warenlieferung ohne Verzögerung abgerechnet werden – unsere Kunden erhalten den Ablieferbeleg direkt zusammen mit ihrer Rechnung.

Diese blitzschnelle Reaktion ist möglich, weil unser Speditionssystem sofort anzeigt, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist und alle zur Abrechnung erforderlichen Dokumente vorliegen. Bis zur fertigen Rechnung und zum Mailversand aller Unterlagen an den Kunden sind es jetzt nur noch wenige Tastenschläge.

Seit 2019 haben wir unsere Buchhaltung sukzessive vom physischen auf den digitalen Rechnungsversand umgestellt – mit handfesten Vorteilen für alle Beteiligten: Unsere Auftraggeber erhalten ihre Rechnungen umgehend und profitieren gemeinsam mit uns von den Einsparungen, die durch den Wegfall von Portokosten und Druckerpapier möglich werden. Auch Mahnprozesse können wir auf diese Weise automatisch und papierlos anstoßen, suchen aber im Vorfeld gern erst einmal das persönliche Gespräch.

Schritt für Schritt werden wir unsere guten Erfahrungen mit der digitalen Buchhaltung auch in anderen Unternehmensbereichen nutzen. Unser Ziel ist es, in naher Zukunft unternehmensweit papierlos zu agieren. Die technischen Voraussetzungen haben wir bereits geschaffen und arbeiten jetzt daran, interne Prozesse so zu optimieren, dass sie ohne altmodisches Papier auskommen. Das funktioniert natürlich nur, wenn auch unsere Geschäftspartner Rechnungen und Ablieferbelege in digitaler Form akzeptieren. Im Grunde spricht ja nichts mehr dagegen: Laut den Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingen ADSP 5.6 sind digitale Belege ihren physischen Vorgängern längst gleichgestellt; auch der Pflicht, Buchhaltungsdokumente zehn Jahre lang aufzubewahren, kann heute jeder legal und technisch zuverlässig mit dem passenden Backup-System nachkommen.

Warum verfolgen wir dieses Ziel? Weil es die Arbeit vereinfacht. Weil es Prozesse beschleunigt. Weil es Kosten senkt. Vor allem aber: weil es gut für die Umwelt ist. Denn wir haben nur diesen einen Planeten und nehmen deshalb unsere Verantwortung für einen schonenden Ressourceneinsatz sehr ernst. Darüber, was wir außerdem für die Umwelt tun – zum Beispiel durch den konsequenten Einsatz erneuerbarer Energien – erfahren Sie demnächst mehr.